چگونه تیم Figma از Notion برای برنامه‌ریزی رویداد Config استفاده کرد

همیشه از خواندن داستان‌هایی که تیم‌ها از تجربیاتشان می‌گویند لذت می‌برم. به عنوان یک دیزاینر که هر روز با Figma و Notion سر و کار دارد و یکی از شرکت‌کنندگان کنفرانس Config 2024 Figma بوده، گزارش تیم برگزاری این رویداد که توسط Ricky Ramsaran نوشته شده برایم بسیار جذاب و خواندنی بود و به همین دلیل هم آنرا به فارسی برای علاقمند به Notion و اعضای کامیونیتی نوشن فارسی ترجمه کردم. این گزارش پر از نکات کاربردیست که برای همه کسانی که از Notion استفاده می‌کنند، مفید خواهد بود.
توصیه می‌کنم حتما این گزارش را بخوانید و از تجربیات ارزشمند تیم Figma بهره ببرید.

در یک روز خنک سانفرانسیسکویی در اواخر ژوئن، هزاران طراح، توسعه‌دهنده و سازنده محصول از سراسر جهان برای شرکت در کنفرانس سالانه کاربران Config 2024 فیگما ، به مرکز Moscone سرازیر شدند. سازماندهی رویدادی به این بزرگی برای افراد ضعیف نیست. این همانند ساختن یک مرکز همایش غول پیکر از لگو است، جایی که هر قطعه باید کاملاً روی هم چیده شود، سپس در یک روز برچیده شود.

در طول فرآیند آماده سازی که بیش از یک سال به طول انجامید، تیم تجربه در Figma مجبور بود با ده‌ها شریک و فروشنده بین بخشی برنامه‌ریزی، سازماندهی و ارتباط برقرار کند. Notion ابزار مورد علاقه ما بود که همه اینها را ممکن کرد.

در ادامه نحوه انجام این کار و هفت موردی را که در طول مسیر یاد گرفتیم، آورده‌ایم:

۱.با تشخیص درد شروع کنید

از همان ابتدا می دانستیم که باید نیازها و مشکلات همه افراد درگیر را شناسایی کنیم. جلسه اول خود را با تیم‌های وب و برند به یاد می‌آورم، ساعت‌ها را صرف ترسیم این موضوع کردیم که سال گذشته بیشترین اصطکاک و مشکل در کجا وجود داشته و امسال چه فرصت هایی برای پیشرفت داریم. تیم داخلی ما با اسناد پراکنده دست و پنجه نرم می‌کردند؛ تیم رویداد آشفتگی به‌روز‌رسانی‌های دقیقه آخری را به یاد آورد.

همه در Figma از Notion به عنوان ویکی کل شرکت استفاده می‌کنیم و اکثر تیم‌ها تمام دانش مشترک و اطلاعات مهم خود را در فضاهای تیمی Notion سازماندهی می‌کنند. همانطور که از این ابزار برای تسهیل بازخورد در مورد چگونگی هماهنگی رویداد سال گذشته استفاده می‌کردیم، متوجه شدیم که بخش زیادی از مستندات و برنامه‌ریزی ما در آنجا به طور واقعاً مؤثری در حال انجام بود. بعلاوه، بسیاری از همکاران من و از استفاده از Notion خارج از محل کار نیز لذت می‌بریم، این تقریباً به ندرت برای یک ابزار کاری اتفاق می افتد.

۲. همه چیز را در یک هاب مرکزی متمرکز کنید

در تیم من، مسئولیت وبسایت کنفرانس Config بر عهده ما بود و با تقریباً تمام تیم‌های اینجا در Figma، از بازاریابی تا محصول، و همچنین مجموعه‌ای از شرکای خارجی از جمله فروشندگان رویداد، آژانس‌های ما و حتی مشتریانمان همکاری می‌کردیم. از تجربه کاربری فرانت‌اند تا تجربه مجازی بک‌اند بلیط‌فروشی، افراد زیادی با تمام مراحل سر و کار دارند. با استفاده از پلن سازمانی Notion، ما توانستیم مهمانان خارجی را به فضای کاری خود دعوت کنیم و کنترل بیشتری بر اختصاص دسترسی به شرکای مناسب داشته باشیم.

داشتن یک هاب مرکزی در Notion که تمام اطلاعات در آن ذخیره می‌شد بسیار مفید بود. این مشکل کنترل نسخه‌های ما را حل کرد. همه منابع خود را مانند وایرفریم‌ها، فلوها و طرح‌هایمان به پلتفرم وارد کردیم. این به تنها منبع حقیقت ما تبدیل شد و از گم شدن یا تکرار شدن موارد جلوگیری کرد. با این همه بخش متحرک، به راحتی ممکن بود مشکلات از دست بروند. اما مرکز متمرکز ما اطمینان داد که همه از اولویت‌ها، آخرین به‌روزرسانی‌ها و جایی که باید کل کارهایی که برای وبسایت Config انجام می‌شود دنبال کنند، مطلع باشند.

۳. با ادغام‌سازی‌ها(integrations)، از شر تب‌های متعدد خلاص شوید.

قابلیت Notion برای ادغام شدن با ابزارهای دیگر یک تغییر اساسی بود. ما مستقیماً ویدیوهای Loom، فایل‌های FigJam و Figma را در صفحات خود اضافه کردیم. به یاد می‌آورم که اولین فایل FigJam خود را در نوشن اضافه کردیم و چگونه جلسات برنامه‌ریزی ما را سرعت بخشید. همچنین می‌توانید به پروژه‌های Asana یا بریف‌هایی که در Google Docs یا Dropbox Paper مورد استفاده بودند، لینک دهید. این به یک فروشگاه یک‌جا برای تیم شما تبدیل می‌شود تا هر آنچه را که نیاز دارند پیدا کنند، حتی اگر خود آن در Notion نباشد. به جای اینکه با چندین ابزار و تب دست و پنجه نرم کنید، همه چیز در یک مکان بود.

۴. دیتابیس‌ها را همگام کنید

ما از دیتابیس‌های Notion برای مدیریت همه چیز، از لیست شرکت‌کنندگان تا برنامه‌ریزی جلسات استفاده کردیم. با استفاده از formulas, relations و rollup ها توانستیم کارهای دستی زیادی را از اتصال جریان‌های کاری حذف کنیم.

برای مثال، یک پایگاه داده (دیتابیس) برای ثبت‌نام در جلسات با پایگاه داده دیگری برای ظرفیت اتاق‌ها ردیابی می‌شد تا به راحتی ارزیابی کنیم که آیا نیاز به جابجایی چیزها داریم یا خیر. با ثبت‌نام افراد در جلسات، می‌گفتیم «خب، باید این اتاق را به اتاق دیگری تغییر دهیم زیرا افراد بیشتری از حد انتظار ثبت‌نام کرده‌اند.» گرفتن این تصمیمات به صورت لحظه‌ای تنها به این دلیل ممکن بود که ما یک پایگاه دانش متمرکز و درست ساخته بودیم.

در اولین تلاش همه چیز را به درستی پیش نبردیم، اما انعطاف‌پذیری Notion به ما این امکان را داد که آزمایش و تکرار کنیم تا مجموعه‌ای را مطابق با گردش کار منحصربه‌فرد خودمان ایجاد کنیم. به یاد دارم در یک جلسه شبانه متوجه شدم که برنامه کاری ما ثبت نمی شود زیرا شرکای خارجی ما به Asana ما دسترسی نداشتند.

ما با استفاده از پایگاه‌های داده همگام‌سازی‌شده‌ی Notion، تغییر مسیر دادیم و ناگهان همه چیز سر جای خود قرار گرفت. ما توانستیم از ادغام Asana و نوشن برای وارد کردن برد خود، دقیقاً آن را منعکس کنیم، سپس فیلدهای اضافی را در Notion ایجاد کردیم تا بتوانیم با فروشندگان همکاری کنیم، یادداشت‌های آنها را در مورد بلیط‌ها دریافت کنیم و آنها را به‌روز نگه داریم. دیگر نیازی به تلاش برای حفظ همان خطوط زمانی در ابزارهای مختلف نیست! گردش کار ما روان‌تر شد و همه می‌توانستند به‌صورت لحظه‌ای به‌روزرسانی‌ها را ببینند که باعث کاهش ایمیل‌ها و جلسات رفت‌وبرگشت شد.

۵. به‌روزرسانی‌های اسلک (Slack) را به‌طور خودکار انجام دهید

جریان ثابتی از به‌روزرسانی‌ها زمانی که با این همه تیم و بخش‌های در حال اجرا سر و کار دارید، کاملاً کلیدی است. ما خودکارسازی‌هایی را در اسلک راه‌اندازی کردیم تا زمانی که به یک نقطه عطف مهم در Notion رسیدیم، تیم ما مطلع شوند. به یاد می‌آورم آسودگی را روی صورت طراح‌مان زمانی که متوجه شد دیگر نیازی ندارد به‌صورت دستی به‌روزرسانی‌ها را به چندین کانال ارسال کند. خودکارسازی‌های Notion اطمینان می‌داد که همه همیشه در جریان باشند.

۶. برای بیشتر از آنچه نیاز دارید برنامه‌ریزی کنید

با توجه به وسعت Config، می‌دانستیم که حجم عظیمی از داده و همکاران متعددی وجود خواهد داشت. تیم فروش ما سوالاتی مانند «چه کسی برای برنامه رهبری جمعی درخواست می‌دهد؟» می‌پرسیدند. Notion به ما این امکان را داد که داده‌های خام را از پلتفرم فروشنده خارج کرده و به شیوه‌ای قابل مصرف قالب‌بندی کنیم. روزهای پرهیجانی زیادی وجود داشت که مجبور بودیم هجوم غیرمنتظره‌ای از تغییرات و درخواست‌های لحظه‌ای را مدیریت کنیم، اما ما یک زیرساخت محکم Notion ساخته بودیم و آماده پاسخگویی بودیم.

۷. خوش بگذرونید و حسابی سروصدا کنید!

برنامه‌ریزی یک رویداد عظیم مانند Config بسیار طاقت‌فرسا است، بنابراین تزریق کمی سرگرمی به فرآیند کار مهم است. متوجه شدم که دو یا سه نفر از اعضای تیم ما نوازنده هستند، بنابراین موسیقی یکی از مواردی بود که احساس می‌کردم می‌توانیم روی آن با هم متحد شویم. ما در Notion یک صفحه «web team jam» ایجاد کردیم که آهنگ‌های مورد علاقه خود را در آن به اشتراک گذاشتیم.

یک بعد از ظهر، همه ما در طول یک جلسه کاری مشترک مجازی به یک لیست پخش مشابه گوش دادیم - این باعث شد حال و هوا سبک‌تر شود و ما را از پس آن برآیند. ما همچنین عاشق این هستیم که چگونه می‌توانید صفحات Notion را شخصی‌سازی کنید. هر صفحه می‌تواند ایموجی و عکس روی جلد مخصوص به خود را داشته باشد تا افراد احساس کنند می‌توانند به روشی خلاقانه که کمی سبکی به کار روزانه ما می‌آورد، خلاقیت به خرج دهند. این چیزهای کوچک هستند!

با نگاه به رویدادهای آینده و راه‌اندازی‌های بزرگ، این آموخته‌ها ما را راهنمایی می‌کنند. مطمئناً، Notion فقط یک ابزار بهره‌وری است، اما به سلاح مخفی تیم ما تبدیل شده است، دانش و ابزارهای ما را به گونه‌ای متمرکز می‌کند که کار را روان‌تر می‌کند.

اگر چیزی از این پست برداشت کردید، باید این باشد:
همکاری چیزی نیست که آن را تنظیم کنید و فراموش کنید. این یک عضله‌ای است که باید آن را انعطاف پذیر نگه دارید. توصیه من این است که ابزاری مانند Notion را انتخاب کنید که این کار را برای همه آسان‌تر و لذت‌بخش‌تر کند.

ترجمه:
سوده محمدآبادی | هم‌بنیانگذار کامیونیتی Notion فارسی

درباره کامیونیتی Notion فارسی:
کامیونیتی نوشن فارسی در گروه‌های گفتگو محور، شبکه‌های اجتماعی و رویدادهای آنلاین برای دسترسی بیشتر به محتوای نوشن فارسی فعال خواهد بود. ما بخشی از جوامع رسمی Notion در سراسر جهان هستیم و در حال حاضر بیش از ۲۷۵۰ عضو فعال داریم.
عضویت رایگان در گروه تلگرام کامیونیتی |‌ وبسایت ما | سایر راه‌های ارتباطی