چگونه KoRo روند مدیریت پروژه خود را در Notion ساده کرد

کورو (KoRo) می‌خواهد غذاهای باکیفیت و “مناسب برای شما” را برای همه در دسترس قرار دهد. این شرکت مستقر در برلین که در سال ۲۰۱۴ تأسیس شد، هم اکنون صدها محصول را در سراسر اروپا ارائه می دهد و به تازگی توسط Financial Times به عنوان یکی از سریع‌ترین کسب‌و‌کارهای آنلاین در حال رشد در اروپا معرفی شده است.

راز موفقیت آنها چیست؟ به گفته Debora Donadello، رئیس بخش فنی توسعه کسب‌و‌کار، تیم «مدیریت محصول واقعاً خوب» آنهاست که آنها را متمایز می‌کند. آنها با سرعتی بسیار بالا کار می‌کنند و به طور متوسط هر هفته دو محصول جدید عرضه می کنند.

اما این سرعت تنها پس از سال‌ها تکرار و بهبود به دست آمد. Debora اخیراً در یک رویداد Café Notion در برلین، که مشتریان محلی را برای یک روز یادگیری و تبادل ایده در مورد چگونگی ارتقای سطح استفاده از Notion گرد هم آورد، تجربه‌ای از روند مدیریت محصول KoRo را به اشتراک گذاشت.

از پراکندگی ابزارها و عدم یکپارچگی دانش

عرضه دو محصول جدید در بازار در هفته یک فرآیند پیچیده است.
دبورا توضیح می‌دهد: «ما با شبکه‌ای گسترده از صدها تامین‌کننده در سراسر جهان کار می‌کنیم. مدیریت کیفیت و تاییدیه‌های ایمنی مواد غذایی مستلزم اسناد دقیق و زیادی است.»

علاوه بر این، آنها همچنین در هر راه‌اندازی با تا ده تیم داخلی کار می‌کنند و لایه‌های اضافی از مدیریت پروژه، همکاری بین‌بخش‌ها و نیاز به گردش کار ساده را اضافه می‌کنند.

وقتی دبورا وارد نقش بخش فنی توسعه کسب‌و کار خود در KoRo شد، بیشتر متوجه شد که این شرکت چقدر از هم جدا شده است. بخش زیادی از آن به این دلیل بود که آنها به سادگی از ابزارهای زیادی استفاده می‌کردند. هر بخش سیستم مدیریت پروژه خاص خود را داشت که از پایگاه دانش KoRo در Notion جدا بود.
این منجر به عدم انسجام بین تیم‌ها و ایجاد سردرگمی شد - و در نهایت باعث شد شرکت کندتر از آنچه باید عمل کند.

"قبل از Notion، ما مجبور بودیم با پراکندگی ابزارهای زیادی سر و کله بزنیم. حالا یک ابزار مدیریت پروژه بین‌واحدی داریم که با دانش سازمانی ما در Notion ادغام شده است."
دبورا دونادلو (Debora Donadello)، رئیس بخش فنی توسعه کسب‌و‌کار KoRo

دبورا می‌خواست این جدایی بین بخش‌های کاری را از بین ببرد. او همچنین فرصتی برای پر کردن شکاف بین مدیریت پروژه و دانش سازمانی دید. او توضیح می‌دهد: «ما قبلاً از Notion فقط به عنوان یک پایگاه دانش استفاده می‌کردیم، اما می‌خواستیم از آن به عنوان یک ابزار مدیریت پروژه نیز به طور کامل استفاده کنیم.»

برای ساده‌سازی گردش کار با قالب‌ها و دکمه‌ها

دبورا با یکپارچگی اطلاعات پراکنده شده در ابزارهای مختلف مدیریت پروژه (مانند Asana و Trello) و انتقال گردش کار مدیریت محصول KoRo به Notion شروع کرد. او دو پایگاه داده کلیدی ایجاد کرد که هر بخش از آنها استفاده می‌کرد:

• پروژه‌ها: مرکزی جامع برای مدیریت همه پروژه‌ها، از جمله راه‌اندازی محصولات و ابتکارات جدید.
• وظایف: کارهای فردی مرتبط با هر پروژه، که مالکیت و وضعیت را به طور واضح نشان می‌دهد

اما قدرت واقعی گردش کار مدیریت محصول KoRo از قالب‌ها و دکمه‌هایی ناشی می‌شود که Debora برای تسریع کارهای تکراری ایجاد کرده است. با تنها یک کلیک، هر کسی می‌تواند یک پروژه جدید ایجاد کند که به طور خودکار با تمام وظایف ضروری مانند تاییدیه‌ها، مقررات مدیریت کیفیت و مواد بازاریابی پر می‌شود. این کار راه‌اندازی دستی را از بین می‌برد و تضمین می‌کند که فرآیند از ابتدا تا انتها یکنواخت باشد.

دبورا به طور خاص این را مفید می‌داند که هر کار صفحه‌ای اختصاصی خود را دارد تا بتوان محتوای مرتبط و دانش را به صورت ساختاریافته و تعاملی اضافه کرد. او اعتراف می‌کند: «این چیزی است که در Asana پیدا نکردیم.»

پاسخگویی به نیازهای مختلف با بوردهای مخصوص هر بخش

کورو متوجه شد که هر تیم در مورد نحوه کار ترجیحات خاص خود را دارد. از بازاریابی تا طراحی و محصول، هر تیم دوست دارد پروژه‌ها را تجسم کند و وظایف را به روش‌های مختلفی پیگیری کند.

دبورا برای برآورده کردن این نیازهای منحصر به فرد، برای هر بخش یک بورد اختصاصی با نمای سفارشی از گردش کار مدیریت پروژه آنها ایجاد کرد. و همه اینها نیز به هم متصل هستند. دکمه‌هایی که Debora ساخته است به چندین صفحه اضافه شده است، که شروع پروژه‌های جدید را برای تیم آسان می‌کند. Debora می‌گوید: «هر کسی در KoRo می‌تواند پروژه‌ای را از هر جای راحت خودش شروع کند.»

محل مرکزی برای پروژه‌ها و دانش

با استفاده از نوشن، KoRo روند مدیریت محصول خود را متحول کرد - پروژه‌هایی را که در چندین سیستم پراکنده شده بودند در یک ابزار مدیریت پروژه بین بخشی/ واحدی ادغام کرد. همه، از مدیران ارشد تا کارمندان، می‌توانند پایگاه داده‌های پروژه‌ها و وظایف را بررسی کنند تا ببینند چه کارهایی در حال انجام است و پیشرفت آنها چگونه است. به علاوه، با اتصال کامل ویکی‌های آنها به گردش کارشان، تیم‌های KoRo قادر هستند بیش از هر زمان دیگری به طور مؤثر همکاری کنند.

+ منبع

ترجمه:
سوده محمدآبادی | هم‌بنیانگذار کامیونیتی Notion فارسی

درباره کامیونیتی Notion فارسی:
کامیونیتی نوشن فارسی در گروه‌های گفتگو محور، شبکه‌های اجتماعی و رویدادهای آنلاین برای دسترسی بیشتر به محتوای نوشن فارسی فعال خواهد بود. ما بخشی از جوامع رسمی Notion در سراسر جهان هستیم و در حال حاضر بیش از ۲۷۵۰ عضو فعال داریم.
عضویت رایگان در گروه تلگرام کامیونیتی |‌ وبسایت ما | سایر راه‌های ارتباطی